電子取引データの保存方法【電子帳簿保存法】

国税庁で公表されている電帳法が複雑なので、ここでは一番大事な電子取引について初心者用に簡単にまとめてみました。

対象者：個人事業主・法人

結論：事務処理規定を作成し対応、ただし猶予措置もあり。

電子帳簿保存法では、注文書・契約書・請求書・領収書などを電子データで授受した場合、必ずその電子データを保存しなければなりません。紙で受け取った書類をわざわざスキャンして保存する必要はないですが、メールやDropbox等のクラウド経由で受け取ったデータも削除せず、一定のルールに基づいて保存する必要があります。
つまり、『これまで紙は紙で保存していたように、電子データは電子データのまま保存してね』と考えた方が分かりやすいかもしれません。

ただし、すべての会社が保存に対応した専用システムを導入するのは資金的にも現実的ではありませんので、「改ざん防止のための事務処理規程」を整備することで実務対応が可能です。ただし、例外的に猶予規定があります（後ほど触れます）。

電子取引とは？

国税庁が定める「電子取引」とは、次のようなデータ授受を指します。

EDI取引

インターネット取引

電子メール（添付ファイル含む）での請求書・領収書のやり取り

ECサイトで発行される領収書・請求書

クレジットカード・ネットバンキング明細

水道光熱費などのウェブ明細

つまり、紙でもらわず電子で受け取った取引情報はすべて電子取引に該当します。

どのようなデータを保存する必要があるのか？

紙でやりとりしていた場合に保存義務のある書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に相当するデータ
受け取った場合だけでなく、送った場合も対象
保存形式は自由（PDF、メール本文、スクリーンショットでも可）

保存時に求められる要件

電子取引データを保存するには、次の3つの要件をすべて満たす必要があります。

① 改ざん防止措置（規4①）

次のいずれかの方法

　タイムスタンプ付与
　訂正・削除の履歴が残るシステムの利用
　事務処理規程を定める（国税庁HPにサンプルあり）

② ディスプレイ・プリンタ備付け（規2②ニ）

　税務調査時にすぐディスプレイやプリンタで確認・出力できる状態が備わっている
　（自宅PCやコンビニプリントでも可）。

③ 検索要件（規2⑥五）

１か２のいずれかの方法

１　表計算ソフトで「索引簿」を作成して検索可能な状態にしておく方法
　　以下の３項目を検索可能にすること

　・取引年月日
　・取引金額
　・取引先
　　（Excel等の表計算ソフトで「索引簿」を作成し検索可能な状態にしておく）

２　規則的なファイル名を付す方法
　　規則性をもって、特定のフォルダに集約する

　　参考例：20250826_120000_㈱ABC商事
　　（日付_金額_取引先）

なお、上記1又は２についての索引簿の作成例や、個人事業主向け、法人向けの参考例がダウンロードファイルとして国税庁から提供されています。
詳しくはこちらから（電子取引に関するものをご参照ください）

税務調査における対応

税務調査では、保存している電子取引データのダウンロードを求められる場合があります。そのため、ファイルを削除せず、フォルダや索引簿で整理しておくことが重要です。

猶予措置（例外的な取扱い）

上記のような要件を満たせない場合でも、次の両方を満たせば猶予措置を受けられます。

システム整備の資金不足・人手不足など「保存できなかった相当の理由」がある
税務調査時に電子取引データの紙出力で提示・提出できる

実務対応のポイント

中小企業は「事務処理規程」の作成が現実的でおすすめ
国税庁HPの規程サンプルあり → 自社用にカスタマイズして運用
クラウド会計やDropbox等を利用している場合は、検索機能を意識して保存方法を整える

まとめ

電子取引データの保存は、紙に印刷するだけではNGです。
しかし、専用システムを導入しなくても、事務処理規程を整えて社内運用すれば要件を満たすことができます。電子帳簿保存法に対応することで、税務調査のリスクを回避できるだけでなく、ペーパーレス化による業務効率化も期待できます。なお、人手不足等の理由で電子取引データを保存できなかった相当の理由がある場合は、猶予措置もあります。より詳しい内容を知りたい方は、国税庁の一問一答に詳しく記載がございます。
こちらをご覧ください。
お読みいただき有難うございました。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　税理士　野﨑梨沙